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Das Personal ist ein ganz wichtiger Bestandteil von Wukos! Personal wird benötigt um den Wachplan nutzten zu können, einen Wachberichte mit Personal erstellen zu können usw.

Für jeden der irgendwie aktiv ist und dessen Qualifikationen man verwalten möchte, kann ein Personalkonto angelegt werden. Wie dies funktioniert und welche Möglichkeiten bestehen, werden in diesem Wiki-Eintrag beschrieben.

Erstellen[Bearbeiten]

Es kann beliebig viel Personal in Wukos angelegt werden. Das Anlegen ist mit den Rechten Wachführer möglich. Es sind erst mal einige Angaben zur Person zu machen. Es kann dann auch ein Foto hinterlegt werden. Die Daten können von jedem später selbst geändert und aktualisiert werden.

Beim Foto werden JPEG und PNG Dateien unterstützt. Der Upload ist aber auf eine bestimmte Dateigröße beschränkt, was auch von Wukos ausgegeben wird. Größere Dateien werden nicht übertragen. Somit muss man seine Datei ggf. vorher verkleinern.

Sollte schon Personal mit diesem oder einem ähnlichen Namen in Wukos existieren, wird eine Warnung ausgegeben. Es sollte unbedingt vermieden werden eine Person mehrfach anzulegen. Auch Testpersonal sollte nicht angelegt werden! Wenn man mal etwas ausprobieren möchte, kann auf die Demo zurück gegriffen werden.

Bearbeiten[Bearbeiten]

Jeder kann sein eigenes Benutzerkonto und seine persönlichen Daten ändern. Ab den Rechten Wachführer kann man auch die Daten von Anderen anpassen.

Wird eine Gruppeninstallation verwendet, gelten die hier gemachten Einstellungen für alle Installationen der Gruppe.

Benutzerkonto[Bearbeiten]

Hier sind die Daten hinterlegt die zum Login erforderlich sind. Seinen Benutzernamen (Login) kann man jederzeit ändern. Die Rechte kann jemand mit den Rechten Technische Leitung ändern. Dabei kann man die Rechte von anderen Personen immer nur auf eine Stufe unter seinen eigenen Rechten ändern. Eine Übersicht über die Rechtestufen findet man unter Rechte im Wiki.

Persönliche Daten[Bearbeiten]

Die persönlichen Daten kann jeder selbst ändern. Die Angaben mit * sind Pflichtangaben. Generell gilt das lieber Felder leer gelassen werden sollten als Phantasiedaten dort einzugeben. Über die Privatsphäre kann dann ja auch noch der Zugriff eingeschränkt werden.

Privatsphäre[Bearbeiten]

Darüber lässt sich steuern wer diese Daten sehen darf. Generell besteht erst mit den Rechten Wachführer die Möglichkeit überhaupt Personaldaten anzusehen. Das ist an der Wachstation halt unabdingbar. Aber auch der Wachführer braucht vielleicht nicht wissen wann man Geburtstag hat, sondern nur wie alt man ist. Das Alter wird übrigens immer angezeigt. Aber für einen Technischen Leiter kann der Geburtstag schon wichtig sein, wenn er zu Lehrgängen anmeldet, Bescheinigungen ausstellt etc. Daher sollte man genau gucken wer welche Daten sehen sollte.

Die Einstellungen gelten übrigens für alle Varianten auf die Personaldaten zuzugreifen. Auch bei Personallisten usw. werden die Daten dann nicht angezeigt.

Der Punkt 'Station nicht aktivieren' ist nur bei einer Gruppeninstallation relevant. Kommt man zum Beispiel an eine Station zum Wachdienst und hat diese Station noch nicht selbst in seinen Einstellungen aktiviert, kann der Wachführer dies normalerweise tun. Man erhält dann eine E-Mail das dies geschehen ist. Wenn man das aber unterbinden möchte, kann man diesen Punkt aktivieren. Man muss sich dann selbst anmelden und die Station aktivieren.

Wachplan[Bearbeiten]

Wird ein Wachplan verwendet, kann man hier für sich persönlich ein paar Einstellungen vornehmen. Man kann sich per E-Mail an Wachtermine erinnern lassen. Für jeden wird eine persönliche Kalenderdatei mit den Wachterminen erzeugt, in diese kann ebenfalls eine Erinnerung eingetragen werden.

Dann kann man noch aktivieren das man bei Änderungen die einen betreffen (in Wachplan ein- oder ausgetragen) informiert wird. Das ist zu empfehlen, damit weiß was passiert ist. Jede Nacht wird eine E-Mail mit den zusammengefassten Änderungen erzeugt. Man bekommt also nicht für jede Änderung sofort eine E-Mail.

Auswahl der Stationen[Bearbeiten]

Bei einer Gruppeninstallation kann man hier einstellen welche Stationen aktiviert sein sollen. In den aktivierten Stationen können dann Benutzer mit den entsprechenden Rechten auf mein Personalblatt zugreifen und ich habe die Möglichkeit mich mit meinem Login und Kennwort bei den Stationen anzumelden.

Normalerweise hat jemand ab den Rechten Wachführer auch die Möglichkeit einen für eine Station zu aktivieren. Wenn jemand zum Beispiel an einen See kommt, in der Gruppeninstallation von Wukos zwar angelegt ist, aber diese Station nicht aktiviert hat, kann der Wachführer jemanden auch aktivieren. Das die Station aktiviert wurde, wird der Person per E-Mail mitgeteilt.

In den Einstellungen zur Privatsphäre kann man dieses Aktivieren durch andere unterbinden.

Neues Personal wird über den täglichen Cronjob abgeglichen. Erst dann ist der Zugriff auf die Person in einer weiteren Installation möglich.

Exportieren[Bearbeiten]

Information zu Personal kann in verschiedene Formate exportiert werden.

Personalblatt als PDF mit allen wichtigen Informationen
Visitenkarte (VCF) zum Import in Adressprogramme
Personalblatt im Din A5 Format. Zum Beispiel für die Ausbildungs- und Tätigkeitsnachweis Mappe (ATN) der DLRG.

Bei der Auswahl des Personalblatts im Wukos-Format, kann selektiert werden, welche Daten aus dem Personablatt ausgegeben werden sollen. Diese Einstellung wird gespeichert und kann auch für den Export mehrere Personalblätter genutzt werden.

Informationen zu Personen noch in Form von Listen exportiert werden. Das kann beispielsweise über Personalgruppen geschehen.

Aufruf Exportieren
Formatauswahl
PDF Personalblatt
Infos für ATN Blatt
ATN Personalblatt

Qualifikationen[Bearbeiten]

Qualifikationen können in Wukos von Administratoren eingerichtet werden. Diese Qualifikationen können dann Personal zugeordnet werden. Im Personalblatt sieht man gleich eine Übersicht über die Qualifikationen des Personals und ob diese noch gültig sind. Sind Qualifikationen bereits abgelaufen, werden sie rot hinterlegt.

Unter Qualifikationen im Personalblatt kann jeder ab den Rechten Wachführer die Qualifikationen von anderen bearbeiten. Also Qualifikationen hinzufügen, Verlängerungen eintragen, Qualifikationen löschen oder als obsolet kennzeichnen.

Qualifikation hinzufügen[Bearbeiten]

Neue Qualifikationen können aus der Liste ausgewählt und dem Personal hinzugefügt werden. Dies sollte nur für Qualifikationen gemacht werden, die dem Personal nicht schon zugeordnet sind. Dabei muss ein Datum für die erste Abnahme angegeben werden. Eine Prüfungsnummer ist optional.

Nach dem Eintragen taucht die Qualifikation in der Liste auf.

Qualifikation bearbeiten[Bearbeiten]

Beim Bearbeiten einer Qualifikation kann man die Prüfungsnummern ändern sowie Verlängerungen eintragen und löschen. Auch hier wird nur das Datum eingetragen wann die Verlängerung erfolgt ist. Wie lange die Qualifikation dann gültig ist, wird von Wukos selbst berechnet.

Man hat hier auch eine Übersicht über alle Verlängerungsdaten, die man sonst nicht findet. Ansonsten ist immer nur die letzte Verlängerunge relevant.

Unter 'Neue Wiederholung eintragen' kann man dann weitere Wiederholungen beliebig ergänzen. Dabei wird genau protokolliert wer diese Verlängerung eingetragen hat.

Qualifikation löschen[Bearbeiten]

Löschen

Genauso wie es möglich ist neue Qualifikationen einzutragen, kann man auch bereits eingetragene wieder löschen. Dies sollte nur in Ausnahmefällen geschehen! Wenn die Daten korrekt eingetragen wurden, hat die Person diese Qualifikation ja schließlich mal abgelegt, auch wenn sie vielleicht inzwischen nicht mehr gültig ist.

Wird sie jedoch nicht mehr benötigt, sollte die Qualifikation lieber nach 'weitere Qualifikatoinen' verschoben werden.

Weitere Qualifikationen[Bearbeiten]

Wie man dieses Feature von Wukos nennt, weiß ich nicht so genau. Es gibt halt bei vielen Qualifikationen die obsolet sind. Man hat mal einen Rettungsschwimmschein in Silber gemacht, hat aber inzwischen Gold. Jetzt könnte man die Qualifikation Bronze einfach bestehen lassen. Dies hätte aber zur Folge, dass diese Qualifikation immer als abgelaufen gekennzeichnet wird. Schreibt man also einen Wachbericht, denkt man das hier irgendwelche Verlängerungen fehlen. Dies ist aber nicht der Fall, weil die Person ja eine höhere Qualifikation besitzt.

Also hätten wir noch die Möglichkeit die Qualifikation zu löschen. Ist aber auch nicht die beste Lösung weil dadurch wieder unsere Statistiken durcheinander kommen und wer weiß denn ob unsere Person immer Gold wiederholen möchte oder irgendwann sagt ich wiederhole nur noch Silber. Also müssten wir die ganzen alten Abnahmen wieder in Wukos eintragen.

Um dieses Problem recht einfach zu lösen, kann man Qualifikationen auf obsolet setzten. Machen kann das wieder jeder ab den Rechten Wachführer über die Seite Qualifikationen im Personalblatt. Als Icons neben den Qualifikationen findet man dort einen Pfeil nach unten. Durch einen Klick wird die gewünschte Qualifikation nach Weitere Qualifikationen verschoben. Sie ist dann nicht mehr im Personalblatt zu sehen und wird bei der Prüfung nach abgelaufenen Qualifikationen auch nicht mehr berücksichtigt. Es können beliebige Qualifikationen nach Weitere Qualifikationen verschoben werden. Also auch solche die nicht mehr benötigt werden, aber abgelaufen sind und für die es auch keine höhere Qualifikation gibt.

Soll die Qualifikation wieder reaktiviert werden, klickt man in den Weiteren Qualifikationen einfach wieder auf den Pfleil nach oben und die Qualifikation wird wieder in der normalen Liste geführt, für Gültigkeitsprüfungen verwendet usw.

Personalgruppen[Bearbeiten]

Es können Gruppen von Personen angelegt werden. Das Anlegen von Personalgruppen ist ab den Rechten Technische Leitung möglich. Zugreifen kann man auf die Personalgruppen aber bereits mit den Rechten Wachführer. Für Wachführer ist der Zugriff nur über die erweiterte Suche möglich.

Personalgruppen können 'lokal' oder 'global' angelegt werden. Zweites ist nur sinnvoll wenn Wukos in einer Gruppeninstallation betrieben wird. Hat man zum Beispiel eine gemeinsame Einsatzgruppe, kann man eine globale Personalgruppe erstellen. Diese Personalgruppe ist dann in allen Wukos-Installationen der Gruppeninstallation sichtbar. Wir eine Personalgruppe 'lokal' angelegt, steht sie nur in der Installation zur Verfügung in der sie angelegt wurde.

Im Personalblatt kann man Personen einer existierenden Gruppe zuordnen oder die Person aus der Gruppe löschen. Auch dies ist erst ab den Rechten Technische Leitung möglich.

Für Wachführer besteht aber bereits die Möglichkeit nach Personen einer Gruppe zu suchen. Dies ist über die erweiterte Personalsuche möglich. Je nach Konfiguration der Rechte von Wukos können auch E-Mails an die Mitglieder einer Personalgruppe geschrieben werden.

Personallisten automatisch generieren[Bearbeiten]

Zu den Personalgruppen können nachts automatisch PDF-Listen erzeugt werden, wie es auch bei der Personalsuche möglich ist. In der Konfiguration muss dies aktiviert werden und ein Speicherort für die Dateien angegeben werden. Ab den eingestellten Rechten kann dann auf die Listen zugegriffen werden. Es sind nur Informationen enthalten, die bei den jeweiligen Einstellungen der Privatsphäre lesbar sein sollen.

Übersicht
Personalblatt
Suche
E-Mail
Autom. Export

Notizen[Bearbeiten]

Zu dem Personal können beliebig viele Notizen angelegt werden. Zu jeder Notiz kann ein Titel angegeben werden, ein Text und mit welchen Rechten auf diese Notiz (lesend und schreibend) zugegriffen werden kann. Die Person kann immer lesend auf die eigenen Notizen zugreifen, unabhängig von den Rechten die eingestellt wurden!

Diese Funktion bietet die Möglichkeit beliebige Informationen zu dem Personal zu hinterlegen. In dem Beispiel sind das die verliehen Verdienstabzeichen.

Das Erstellen und Lesen der Notizen funktioniert über das Personalblatt der Person. Dort findet man eine Liste aller existierenden Notizen.

Individuelle Felder[Bearbeiten]

In den Einstellungen kann der Administrator sog. individuelle Felder für Material, Wachberichte und auch für Personal definieren. Spezielle Feldbezeichnungen sind für bestimmte Funktionen vorgesehen:

Abrechnung im ZWRD-K

IBAN (Text 50 Zeichen)
BIC (Text 50 Zeichen)

ATN-Deckblatt

Mitglied seit (Datum)
Mitgliedsnummer (Text 10 Zeichen)
Geburtsort (Text 50 Zeichen)
Geburtsname (Text 50 Zeichen)

Material[Bearbeiten]

Material kann in Wukos einer Person zugeordnet werden. Dadurch soll es möglich sein zu dokumentieren wer welche Dinge nutzt. Zum Beispiel Schlüssel oder ähnliches. Wie dies funktioniert, ist im Beitrag zum Material beschrieben.

Historie[Bearbeiten]

Zu jeder Änderung bei einer Person wird eine Historie geschrieben! In dieser Historie wird erfasst wer, wann, was geändert hat. Wurde zum Bespiel eine Personalnotiz geändert, kann darüber festgestellt werden wer dies gemacht hat. Wird eine Qualifikation gelöscht, findet man dies ebenfalls dort.

Zugegriffen werden kann auf die Historie über das Personalblatt ab den Rechten Technische Leitung.

Personal

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