Material leihen

Über die Materialverwaltung von Wukos ist es auch möglich Material zu verleihen. Dies ist oftmals sehr praktisch. Man hat einen Überblick welches Material wann verfügbar ist und Personen die das Material geliehen haben werden über Probleme informiert. Bevor es los gehen kann, muss die Funktion aber erst mal konfiguriert werden.

Konfiguration

Konfiguration

In der Konfiguration von Wukos muss der Materialverleih aktiviert sein um Material überhaupt verleihen zu können. Außerdem muss festgelegt werden ab welchen Rechten man Material leihen kann. Normalerweise sind das die Rechte Personal und somit kann jeder Material ausleihen.

Einstellungen für das Material

Beim Erstellen und Bearbeiten von Material kann man angeben ob das Material verliehen werden kann. Sobald man dies aktiviert hat, kann das Material ausgeliehen werden. Wenn das Ausleihen ab den Rechten Personal möglich ist, sieht es einen weiteren Eintrag im Menü dazu.

Nun möchte man aber nicht das sich jemand Material einfach so ausleihen kann. Aus diesem Grund sollte man noch Materialverleiher anlegen. Dies ist möglich wenn man sich das Material ansieht. Dort findet man eine Liste der eingetragenen Materialverleiher. Ab den Rechten Technische Leitung kann man diese Bearbeiten.

Unter Materialverleiher bearbeiten kann man dann für das Material Verantwortliche hinzufügen. Es lassen sich allerdings nur Personen hinzufügen die eine E-Mail in Wukos eingetragen haben! Wozu dies notwendig ist, wird unter Zustimmung in diesem Wiki-Eintrag beschrieben.

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  Verleiher anzeigen

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  Verleiher bearbeiten

Material leihen

Ausleihe eintragen

Zum Ausleihen von Material muss man sich in Wukos anmelden. Entweder findet man im Menü den Eintrag Material leihen oder unter Material den Punkt leihen. Das hängt von den eigenen Rechten ab. Findet man im Menü keinen solchen Eintrag, genügen die persönlichen Rechte nicht zum Ausleihen oder der Materialverleih ist nicht aktiviert.

Hat man den Link gefunden, wird ein Dialog zum Auswählen des Materials angezeigt. Dort findet man sämtliches Material wieder für das dass Verleihen aktiviert wurde. Das gewünschte Material kann man nun auswählen. Wurde das gewünschte Material gewählt, muss man die Ausleihdaten eingeben wie es im Beispielbild zu sehen ist. Es ist nicht möglich eine Ausleihe für die Vergangenheit einzutragen!

Im Kalender auf der Rechten Seite sieht man die Verfügbarkeit des Materials. An grün hinterlegten Tagen ist das Material bereits verliehen. Ist es gelb hinterlegt möchte jemand das Material an dem Tag leihen und bei Terminüberschneidungen sind die kritischen Tage rot hinterlegt.

Nach dem Absenden der Daten wird einem entweder mitgeteilt das man das Material nun zu dem gewünschten Zeitpunkt geliehen hat oder der Ausleihe noch zugestimmt werden muss.

mehrere Materialien für einen Termin leihen

Ausleihen mehrerer Materialien

Eine Sonderfunktion gibt es für das Leihen mehrerer Materialien. Dazu wird im Kalender ein Termin mit einem Material-Tag angelegt. Sämtliches Material, was zur Ausleihe bestimmt ist und zudem mit dem gewählten Tag versehen wurde, wird nun ausgeliehen. Wird der Termin nachträglich verschoben, so hat das keine Auswirkungen auf die Ausleihtermine!

Die im folgenden beschriebene Zustimmung muss einzeln erfolgen, da in der Regel verschiedene Materialverleiher beim Material hinterlegt ist.

Zustimmung

Wurden für das Material Verleiher angelegt, muss einer von diesen der Ausleihe erst zustimmen bevor sie aktiv wird. Bis zur Zustimmung oder auch Ablehnung, ist die Ausleihe gelb im Kalender vermerkt.

Die Verleiher werden von Wukos per E-Mail über die Ausleihe informiert und aufgefordert die Anfrage zu bearbeiten. Gleich beim Anmelden in Wukos sieht man dann eine Erinnerung an die Ausleihen die bearbeitet werden sollten.

Ausleihen kann dann zugestimmt werden oder man lehnt sie ab. Beim Ablehnen muss für den Ausleiher noch ein Grund angegeben werden, damit er weiß warum er das Material nicht leihen kann. Die Materialverleiher müssen hier gut im Auge behalten was Priorität hat. Es ist auch möglich eine Zustimmung für eine Ausleihe zu widerrufen. Auch hier ist das eine Begründung erforderlich.

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  Erinnerung in Wukos

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  Übersicht über Ausleihen

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  Zustimmen oder Ablehnen

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  Bestätigung zum Zustimmen

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  Bestätigung zum Ablehnen

Bei einer Zustimmung oder Ablehnung wird immer der Ausleiher sowie alle Verleiher per E-Mail informiert. Bei einer Zustimmung wird mit der E-Mail eine ICS-Datei versandt mit Hilfe derer man sich die Ausleihe in den eigenen Kalender eintragen kann.

Ausleihlisten

Es ist möglich sich Jahreslisten über die Materialausleihlisten als CSV-Datei erzeugen zu lassen. Man hat so eine Übersicht wann wer das Material geliehen hatte. Da es sich um eine in OpenOffice-Calc oder MS-Excel importierbare Datei handelt, lassen sich die Informationen beliebig anpassen und weiter verarbeiten.

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  Liste erzeugen

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  Ausleihliste